Szanowni Państwo,

W związku z realizacja projektu pt. „Centrum Wsparcia Migrantów” dofinansowanego z rezerwy Funduszu Pracy, wybranego w konkursie ofert pn. „Razem Możemy Więcej – Pierwsza Edycja Programu Aktywizacyjnego dla Cudzoziemców na lata 2022-2023”, ogłoszonym w ramach Resortowego Programu Aktywizacyjnego dla Cudzoziemców na lata 2022-2025, Fundacja Nauka dla Środowiska zaprasza do złożenia oferty cenowej na realizację usługi obejmującej zakwaterowanie, wyżywienie, wynajem sal szkoleniowych podczas 3 zjazdów warsztatowych, na których realizowane będą zajęcia partycypacyjne dla uczestników projektu tj. obywateli państw trzecich przebywających legalnie w Polsce, w szczególności na terenie województwa zachodniopomorskiego.

1. Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

55100000-1- Usługi hotelarskie

55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3- Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

2.1 Przedmiotem rozeznania jest realizacja usługi obejmującej zakwaterowanie, wyżywienie, wynajem sali szkoleniowych podczas 3 zjazdów warsztatowych, na których realizowane będą zajęcia partycypacyjne dla uczestników projektu tj. obywateli państw trzecich przebywających legalnie w Polsce, w szczególności na terenie województwa zachodniopomorskiego zgodnie z poniższymi częściami rozeznania:

2.1.1 Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników 3 zjazdów warsztatowych (łącznie maksymalnie 132 noclegi). Każda grupa warsztatowa liczy średnio 40 uczestników (dorośli i ich dzieci) + 4 trenerów.

• a) Pokoje 2-osobowe, 3-osobowe, 4-osobowe, w zależności od wielkości rodziny, według zgłoszonego zapotrzebowania, o którym Zamawiający będzie informował najpóźniej na 3 dni przed terminem każdego ze zjazdów warsztatowych, o standardzie co najmniej 2**,
• b) Pokoje z pełnym węzłem sanitarnym (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalnia), przy uwzględnieniu możliwości zakwaterowania osób z niepełnosprawnością,
• c) Na każdy pokój przypada 1 łazienka.
• d) Wykonawca zapewni nocleg dla 4 trenerów prowadzących szkolenie o ile zajdzie taka potrzeba.

2.1.2 Wyżywienie + ciągły bufet kawowy podczas zajęć dla uczestników 3 zjazdów warsztatowych (łącznie maksymalnie 132 osoby). Każda grupa szkoleniowa liczyć będzie średnio 40 osób (dorośli i ich dzieci) + 4 trenerów. Wyżywienie podczas jednego dwudniowego warsztatu wyjazdowego obejmuje dla jednej osoby: 2 obiady, 1 kolację, 1 śniadanie (wliczone w cenę) oraz ciągły bufet kawowy dostępny podczas zajęć w 2 salach szkoleniowych, lub w ich obrębie.

• a) Kolacja i śniadanie w formie stołu szwedzkiego. Minimum: danie ciepłe, wędlina, sery, warzywa, ciepłe napoje (kawa, herbata do wyboru z dodatkami: cukier, cytryna, mleko), z uwzględnieniem specjalnych potrzeb np. dieta wegańska, wegetariańska, bezglutenowa
• b) Obiad – każdy obiad powinien składać się z dwóch dań (zupa + drugie danie), deseru, soki + woda. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.) lub innych dostosowanych do szczególnych preferencji żywieniowych np. bezglutenowych, o których wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej na dzień przed przyjazdem uczestników.
• c) Bufet kawowy ciągły w trakcie zajęć, uzupełniany, ustawiony w miejscu dostępnym dla uczestników w sali szkoleniowej lub w bliskim jej obrębie.

Minimum: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, cukier, mleczko/śmietanka, cytryna, min. 1 rodzaj ciasta, min. 2 rodzaje słodkich przekąsek np. kruche ciastka, rurki, rogaliki, babeczki, min. 2 rodzaje słonych przekąsek np. paluszki, krakersy., min 1 rodzaj owoców.

2.1.3 Wynajem 2 sal szkoleniowych – o powierzchni min. 30 m² każda, do wyłącznego użytku przez osoby uczestniczące w zajęciach przez cały czas ich trwania zajęć, dostępne przez 8 h w pierwszym i drugim dniu zajęć partycypacyjnych, uwzględniając przerwę obiadową. W jednej w zajęciach partycypacyjnych uczestniczyły będą dzieci, a w drugiej sali ich rodzice.

• a) sale powinny spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są zajęcia, powinny mieć bezpośredni dostęp do światła dziennego, powinny być czyste i dostępne dla osób z niepełnosprawnościami,
• b) sale powinny być wyposażone w stoły i krzesła z możliwością ich przestawienia  –  miejsca siedzące dla 20 osób w jednej sali i dla 20 osób w drugiej sali, plus po 2 miejsca dla 2 trenerów na jedną grupę, układ stołów w literę „U”, flipcharty z papierem i flamastrami, bezprzewodowy i stały dostęp do Internetu, projektor multimedialny, ekran projekcyjny.
• c) Dokładną agendę zajęć partycypacyjnych z przedziałem czasowym Zamawiający uzgodni z wybranym Wykonawcą,

3. Termin realizacji usługi.

• a) Terminy realizacji poszczególnych zjazdów warsztatowych zostaną ustalone w odpowiedzi na zgłoszone zapotrzebowane i w porozumieniu z Wykonawcą usługi. Terminy pierwszego zjazdu szacuje się na czerwiec 2023, natomiast drugiego i trzeciego zjazdu na wrzesień 2023.
• b) Przewidywany termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do najpóźniej 31.12.2023
• c) Zamawiający, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, zastrzega sobie prawo do odwołania danego warsztatu lub zmiany jego terminu, o czym powiadomi Wykonawcę najpóźniej na 5 dni przed danym warsztatem.

4. Miejsce realizacji usługi:

Obiekt wskazany przez Wykonawcę w złożonej ofercie, w którym zorganizowana zostanie usługa noclegowa, pełnego wyżywienia wraz z bufetem kawowym oraz usługa najmu 2 sal szkoleniowych. Obiekt musi być zlokalizowany na terenie województwa zachodniopomorskiego – w miejscowości oddalonej maksymalnie o 30 km. od granic administracyjnych Miasta Koszalin.

6.2    Zamawiający dopuszcza zwiększenie lub zmniejszenie liczby grup, a tym samym zwiększenie lub zmniejszenie wartości zamówienia.

6.3    Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

8. Ocena ofert

 Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę ze wszystkich spełniających kryteria dostępu, na podstawie następujący kryteriów oceny ofert:

• cena całkowita za realizację usługi – waga 100%

9. Termin i miejsce składania ofert:

Ofertę należy złożyć w jednej z wymienionych form:

– pocztą tradycyjną na adres: Fundacja Nauka dla Środowiska, ul. Andersa 32, 75 – 626 Koszalin,

– osobiście w Fundacji Nauka dla Środowiska w Koszalinie przy ul. Andersa 32,

– mailowo na adres: jw@ndsfund.org (scan podpisanych dokumentów).

Ofertę należy złożyć w jednym egzemplarzu w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 02.05.2023 r. do godz. 10:00. Decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

Załączniki:

Rozeznanie rynku kursy partycypacyjne.pdf